業務効率化のためのアプローチとそのITインフラ
現在私がお客様の業務の電子化によく使用しているソフトウェア製品は以下の通りです。
- kintone サイボウズ社提供のWebアプリ開発環境
- Dropbox Dropbox社の提供するクラウド・ストレージ
- Excel マイクロソフト社提供の表計算ソフト
- Visual Basic Excelでアプリを作成する時の開発言語
- Javascript kintoneでカスタマイズが必要な場合の開発言語
- Tableau セールスフォース社が提供するBIツール
このほかに、この2年間で実際にお客様のサイトに導入したり、開発の過程で関わったソフトウェア製品としては以下のようなものがあります。
- freee freee社提供の会計パッケージ
- Airtable Airtable社提供のクラウド版データベース
- Bubble Bubble社が提供するノーコードアプリ開発ツール
- PowerAutomate マイクロソフト社が提供する業務自動化ツール
- Power Query マイクロソフト社が提供するETLツール
正直なところ、地方の中小病院・クリニック（多分中小企業でも同じだと思います）であれば、これだけのインフラを使いこなせれば、十分に業務の効率化に貢献できると思います。（個人的にはもう少しOCRの技術が進んでほしいと感じていますが…）
この中で手っ取り早く効率化に貢献できそうなのが、Dropbox+Excelの組み合わせではないでしょうか？
理由は単純で、Excelで作成したフォーマットを印刷し、そこに手書き入力した帳票をやり取りする業務が今でもとても多いからです。
ここからは、私の業務効率改善のアプローチとも関わるのですが…
私の場合、帳票で記入される内容が、記入後に何回転記され、最終的にどのような情報として蓄積されるのかに着目します。
これらの転記の回数が多ければ多いほど、その情報を取り扱う手間は多いと言えます。
最終的な格納された内容は、その後何度も見直させれるのか？
あるいは、会計のように会社の業績評価に使用される重要なデータとなるかで、その情報の重要度が決まります。
このことから、このような後に何度も参照される情報、あるいはその情報自体の重要性が高いものが記入される帳票に着目します。
まずその帳票のExcelシートの印刷を止め、対象のExcelファイルを毎回の入力に耐えられるよう再構成し、そのファイルをDropboxに置く…
これだけで、記入された用紙を手渡しする必要性は無くなります。そして情報は、いったんExcelに入力されてしまえば、プログラムやPower Queryによって自由にその形を変えることが出来ます。
Excelファイルなので消される危険性もありますが、そこはDropboxの機能で復元もできますし、PCのローカルディスクにファイルがあるわけではないので、バックアップの心配も要りません。
そして、その内容がお客様とやり取りする商品の情報であれば、入力された内容をVisualBasicを使って、会計パッケージへのインポート用のファイルを作成することが出来ます。
さらに、PowerAutomateの機能を使えばその処理を自動化することもできます。
このように今「紙」でやり取りされ、且つその後の参照頻度が多い、あるいは重要な情報に着目しその電子化を考える…
入力部分だけに着目すると、電子化されただけではメリットが少ないとしても、その後の処理を考えることで結構メリットを出せる業務は多いのではないでしょうか？
特に地方の病院・企業ではこのアプローチは結構有効だと感じています。
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