久保熱錬 | Digi & Dev 合同会社

発注書の読み取りから、請求書の自動送信までを効率化

久保熱錬様

Digi&Devでは、久保熱錬の受注・請求業務を効率化するため、PDF発注書の読み取りから受注登録、作業指示書の作成、請求書送信までをつなぐ仕組みを構築しました。

なかでも、現場から特に評価されたのが、請求書を取引先ごとに自動送信する機能です。

導入前の課題

取引先から届く発注書は、会社ごとに様式や記載項目が異なっていました。

担当者はPDF発注書の内容を確認し、必要な情報を受注管理へ転記したうえで、製造現場で使用する作業指示書を作成していました。

請求業務についても、取引先ごとに請求書を確認し、印刷、封入、宛名書き、切手の貼付、投函まで、すべて手作業で行っていました。

取引先ごとに締日が異なるため、送付する請求書と送付時期を間違えないように確認する必要もあり、毎月繰り返し発生する負担の大きい業務となっていました。

発注書処理から請求までを一つの流れに

今回構築したシステムは、次の5つの機能で構成されています。

PDF発注書はOCRで文字を読み取り、AIを使って図番、数量、納期などの項目を判別します。

取引先ごとに異なる発注書の内容を社内共通の受注管理形式へ変換し、商品マスターから必要な情報を補ったうえで、kintoneへ登録します。

登録された受注情報から、製造現場で使用する作業指示書も作成できるようにしました。

特に喜ばれた請求書の自動送信

このシステムの中で、現場から最も評価されたのが請求書の自動メール送信機能です。

従来は、請求書の印刷、封入、宛名書き、切手の貼付、投函までをすべて手作業で行っていました。

そこで、取引先ごとのメールアドレス、締日、請求書名、メールタイトルなどをあらかじめ登録し、該当する請求書PDFをメールで送信できる仕組みを構築しました。

送信前には、今回送信する取引先と請求書の一覧を画面に表示します。担当者が内容を確認してから送信するため、作業を自動化しながら、誤送信を防ぐための確認も残しています。

送信結果は記録され、送信済みの請求書は日付ごとのフォルダへ自動的に保管されます。

導入によって生まれた変化

請求書の送付を郵送からメールへ変更したことで、次のような効果が生まれました。

導入時期が郵便料金の値上げ直前だったこともあり、毎月発生していた郵送費の削減にもつながりました。

単に作業時間を減らすだけでなく、継続的に発生する費用も抑えられたことが、大きな導入効果となっています。

現在の業務を残しながら自動化

今回の取り組みでは、すべてを新しいシステムへ置き換えたわけではありません。

久保熱錬で使用されていたExcel、kintone、PDFなどを生かしながら、その間に発生していた転記、ファイル作成、メール送信などの定型作業を自動化しました。

また、外部へ請求書を送信する直前には人による確認を残し、自動化する部分と担当者が判断する部分を分けています。

Digi&Devでは、現場の業務手順を確認し、既存の仕組みをできるだけ生かしながら、負担の大きい作業から改善します。

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