こうち福祉会

複数事業所のExcel業務を整理し、現場に合った仕組みへ

社会福祉法人こうち福祉会様

Digi&Devでは、社会福祉法人こうち福祉会において、複数の事業所で使用されているExcelや帳票を整理し、日常業務の効率化を支援しています。

対象となる業務は、勤務スケジュール表作成支援、個別支援計画作成支援、業務日報作成支援、会計処理支援など多岐にわたります。

すべての業務を一度に変更するのではなく、現場への効果と優先順位を確認しながら、一つずつ段階的に改善しています。

※本事例は現在も継続している取り組みで、現在業務日報作成支援に取り組んでいる最中です。

支援開始前の課題

こうち福祉会では、複数の事業所がそれぞれExcelや紙の帳票を使用して業務を行っていました。

同じ種類の業務でも、事業所ごとにファイルの形式や入力方法が異なり、一つの情報を複数のExcelや帳票へ転記する作業も発生していました。

また、勤務スケジュール表や個別支援計画などは、業務内容や職員・利用者ごとの条件を確認しながら作成する必要があります。

そのため、作成できる職員が限られやすく、担当者の経験や知識に依存する業務となっていました。

主な課題は次のとおりです。

• 事業所ごとにExcelや帳票の様式が異なる
• 同じ内容を複数のファイルへ転記している
• 勤務条件の確認が多く、勤務スケジュール表の作成に時間がかかる
• 個別支援計画の内容が、担当者の経験や作成方法によって異なりやすい
• ファイルの保存場所や運用方法が統一されていない
• 作業が属人化し、担当職員以外には作成方法や操作方法が分かりにくい

優先順位を決めて段階的に改善

今回の支援では、業務全体を確認したうえで、優先度の高い業務から順番に改善しています。

最初に勤務スケジュール表の作成支援に取り組み、その後、個別支援計画、業務日報作成支援へ対象を広げています。

業務ごとに、現場で使用しているExcelや帳票を確認し、現在の運用をできるだけ維持しながら、手作業での転記や集計を減らす方法を検討しています。

勤務スケジュール表作成を支援

勤務スケジュール表の作成では、職員ごとの勤務条件、曜日の制約、勤務回数、夜勤のローテーションなど、さまざまな条件を確認する必要があります。

そこで、職員情報や勤務条件を基に勤務スケジュール表の70％完成版を作成する仕組みを構築しました。

システムがすべてを自動的に決定するのではなく、勤務条件を反映した70％完成版を出力し、最終的には担当者が確認・調整する運用としています。

現場で実際に使用しながら、反映されていない条件や操作上の課題を確認し、継続して修正しています。

個別支援計画の作成を支援

個別支援計画の作成では、利用者様の過去の計画、アセスメント、モニタリング記録、会議内容など、複数の資料を確認する必要があります。

これらの資料を基に、アセスメント、原案、本案、モニタリングなどの書類作成を支援する仕組みをAIを使って整備しています。

事業種別によって異なっていた様式を整理し、必要な情報を選択して各書類へ反映できるようにすることで、毎回最初から作成する負担を減らします。

AIは、過去の資料や会議内容を整理し、職員が計画を作成する際の補助として使用しています。なお、AIの利用にあたっては、個人を特定できる情報を入力しないなど、個人情報の取り扱いに十分配慮しています。

業務日報作成支援

現場職員が日々作成する記録や日報は、利用実績の管理や請求関連業務等にもつながる基礎データとなります。

これらのExcelの各帳票では同じ情報も重複して持つこともあり、転記作業だけでなく、ファイル間での内容のチェックのためこれも多大な時間を要します。。

そこで、一度入力した情報を必要な帳票や集計へ反映できる仕組みを検討しています。

対象としている主な業務は次のとおりです。

• 出欠・利用実績の入力
• 業務日報の作成
• サービス提供記録の作成
• 月次帳票の作成
• 工賃計算への連携
• 給食・送迎などの実績集計

一つの大規模なシステムを導入するのではなく、現在のExcelを整理しながら、共通して使用できるデータと事業所ごとに必要な情報を分けています。

ExcelとMicrosoft 365を活用

今回の取り組みでは、現場で使い慣れているExcelを生かして、今までの仕組みの使い勝手をさらに向上させることに重点を置いています。

Excelが適している業務ではExcelを生かし、複数の職員が入力する業務や、同時編集による問題が起こりやすい業務については、専用の入力画面やMicrosoft Formsなどの利用を検討しています。

ファイルは用途や運用方法に応じてOneDriveを主として活用し、保存場所や最新版が分からなくなる問題を防ぎます。

Microsoft 365を導入するだけでなく、実際の現場業務でどのように使用するかまで含めて支援しています。

システムを作るだけでなく、職員への説明まで支援

新しい仕組みを作っても、操作方法や運用ルールが職員の皆様へ伝わらなければ、現場には定着しません。

そのためDigi&Devでは、開発だけでなく、実際のパソコンへの導入、操作説明、実地での確認にも対応しています。

現場で利用した際に見つかった問題や新しい要望は、定例の打ち合わせで確認し、優先順位を決めて改善へ反映しています。

この取り組みで目指していること

この取り組みの目的は、職員の事務作業を減らし、利用者様に向き合う時間を増やすことで、支援サービスの質を高めることです。

そのために、同じ情報の重複入力を減らし、帳票の様式、入力方法、ファイルの保存場所などを可能な範囲で統一します。あわせて、特定の職員の経験や知識だけに依存せず、誰もが継続して利用できる業務の仕組みを整えています。

外部IT部門として継続的に支援

Digi&Devは、こうち福祉会の担当者とともに現場業務や課題を確認・整理し、技術面での設計・開発・導入、職員説明、運用後の改善を継続的に支援しています。

既存のExcelや帳票をすぐに廃止するのではなく、現在の業務をできるだけ生かしながら、複数の事業所で共通して利用できる仕組みへ段階的に整えていきます。

同じような業務でお困りではありませんか？

次のような業務についてご相談いただけます。

• 事業所ごとにExcelや帳票の様式が異なる
• 同じ情報を複数のファイルへ入力している
• 勤務スケジュール表の作成に時間がかかる
• 個別支援計画やモニタリング書類の作成を効率化したい
• 日報やサービス提供記録への転記を減らしたい
• Microsoft 365やOneDriveを業務に活用したい
• システム導入後も継続して相談できる担当者が必要

現在の業務と使用している帳票を確認し、どこから改善を始めると効果的かを一緒に考えます。