ひょっとして請求書を郵送してますか？

あなたの会社では、請求書を郵送していますか？

昨年、郵便料金も上がりましたが、
なにより封筒に印刷した請求書を入れ、切手を貼り、ポストに投函するという時間…
この時間がもったいないと思ったことはありませんか？

昨年、久保熱錬様の注文書管理システムの刷新を請け負った際、
顧客からの注文書に対する請求書の発送を自動化する仕組みを開発しました。

内容としては、それほど手の込んだ処理はしていません。
今まで顧客ごとに販売管理システムから印刷していた請求書をPDFファイルに出力していただき、それをPower Automate Desktopを使ってメール添付にし、各顧客へ送信する仕組みです。

こう言うと簡単そうに聞こえますが、
実際に開発するとなると、やはり面倒なことはいくつか起こります。

その中の一つが「締日」です。
通常、会社には締日が複数あり、今回はその中に「月末日」がありました。
もちろんこれは閏年を考慮しなければなりません。

閏年を判別する方法は以下の通りです。

（年 % 4 == 0 かつ 年 % 100 != 0）または（年 % 400 == 0）

これは

1. 4で割り切れる年は候補
2. ただし100で割り切れる年は平年
3. ただし400で割り切れる年は閏年

という判定方式になります。

もちろんPower Automateで処理を組むということは、プログラムを書くのと同じなので、
実際にはもっと色々な細かい取り決めをお客様と一緒に作成しました。

その中で（たぶん）最も重要だったのは、
顧客毎の請求書PDFファイル名を固定化していただくことです。

請求書ファイルのPDF化には色々な方法があると思いますが、
プログラムで処理する以上、操作対象を識別するために、今回の場合は請求書ファイル名を「送付先顧客名ごとに固定化」する必要がありました。

また実際に請求書を送る際、今回のケースでは10件程度のお客様に対して単純に自動メール送信を行うと、処理が失敗する現象が起きました。

これは（たぶん）Power Automate内での送信処理が速すぎて、返り値の取得が間に合っていないように見えたため、「待機」命令（何もしないで待つ）を入れ、一度に送るメール数を制限することで対応しました。

この仕組みはPower Automate Desktopのみを使っているため、ライセンス費用はかかりません。
（ログイン用にマイクロソフトアカウントは購入していただきましたが…）

そしてこの仕組みは久保熱錬様用に作成しましたが、
もちろん同じような事情を抱えておられる他の会社様にも適用できます。
いつも申し上げますが、ソフトウェアは形が無いので、どうにでも変形可能（お客様ごとに）です。

なお、この話の中にAIは表には出てきませんが、
実際にはデバッグや設計段階でAIの提案を聞くなど、裏ではしっかりAIが活躍しています。

実はこのシステム全体で、お客様に一番喜んでいただいたのがこの請求書自動発行処理でした。

そして個人的に一番うれしかったのは、
開発が終了してしばらく経ったある日、スーパーで買い物をしていた時、
偶然この郵送作業を担当していた方とお会いし、

「すごく楽になりました」

という言葉をうかがえた瞬間です。
あの時は、本当にやってよかったと思えました。