有限会社熱錬様受注処理「AIをベースとするDXプロジェクト」

3月から、久保久保熱錬様の受注業務のデジタルトランスフォーメーションプロジェクトに取り組んでいます。

今回お客様からの許可があり、このプロジェクトでの経験や出来事をここでご報告しようと思います。

久保熱錬様は、香南市に工場を持つ金属の熱処理加工専門の会社です。最初にお話をお伺いした時、社長様から「顧客からの発注書の転記が大変」というお話をお伺いし、「これこそ私のご提供するOCR+ChatGPTのサービスが役に立つ」と思いました。

久保熱錬様では、月間約50社程度の顧客から、色々な注文を400~500件程度受けるそうですが、現在色々な方法で送られてくる発注書から手作業で転記し、販売管理システムに入力し請求書を発行しているそうです。

発注書の情報を必要とするのは請求処理だけではなく、工場の現場で送られてくる加工処理対象物の情報共有、そして社内情報ととして発注書の内容を管理するために、色々な転記が発生するそうでそのためにとても時間がかかるとのことです。

ちなみに発注書は、加工対象品に付属で送られてくる場合、メール添付で送られてくる場合、電話での依頼、郵送、メール内のダウンロードサイトからダウンロードするタイプとかなり色々な方法で送られてきます。

この業務を改善し業務効率を上げたいというのが社長様の要件です。そして、私のご提案はもちろんOCR+ChatGPTによる受注処理の自動化（DX）です。端的に言えば、とにかく顧客からの発注書をPDFファイルにし、後は2回のクリックでターゲットとなるシステムにデータをアップロードできる仕組みです。

（私はずっとIT業界にいましたが、この業界の持つ特有の「言葉の軽さ」はあまり好きではありません。ただ、今回のシステム化は立派に「デジタルトランスフォーメーション」と言っていいのではないかと思っています）

そして私は今回のケースは、事務処理のAIをベースとした低コストで且つ強力なデジタルトランスフォーメーションのモデルケースになるのではと考えています。

具体的なシステム構成のお話しはプロジェクトが進んでお話しできる段階に来たらここでご報告しますが、今のところこのプロジェクトは100%私のいつもご紹介しているツールで、少なくともソフトウェア費用はたいして掛からず実現できると考えています。

そしてうまく動けば、今まで手作業での転記に追われていた担当者様も、システム稼働後は「内容のチェック」だけになる予定です。（まあそれほど甘くはないとも思っていますが…）

次回以降で今回のプロジェクトで特にChatGPTに関連するトピック、またプロジェクトでのシステムの構成、動作等での特徴についてお話ししていけたらと思っています。