私の使用する業務効率化のための道具立て（その１）

今回は私が実際にどのようなITプラットフォームを使って、お客様の業務環境の効率化を図っているかをご紹介します。

最初にそれらを簡単にご紹介すると、以下のソフトウェアおよびハードウェアです。

• EXCEL
• Kintone
• Dropbox
• Python(VB)
• Tableau
• Androidタブレット（スマホ）

いかがでしょうか？個人的には結構シンプルで良いと思っていますが…

もちろん、お客様から「XXXXを導入したい」という依頼があった場合や、お客様の業務に時間がかかっている場合、その業務に特化したパッケージをご提案する事は有りますが、

基本これらの道具立てで、お客様の業務の効率化を目指すのが私のスタイルです。

なぜこのような考えに至ったかという事を今日から複数回に分けてご紹介します。

実際には、「まずやって見て修正してこの考えにたどり着いた」と言う感じですが…

ご挨拶の通り、私は30年間東京でシステムズエンジニアとしてお客様のアプリケーション開発等に関わってきました。

しかし、現在の道具立ては、2013年に高知に帰ってきてから後に働き始めてからの自分で感じた事、考えた事、お客様のご意見で納得できたものから来ています。

これもご挨拶であった通り、2013年10月から2020年3月まで、私は積善会という会社で働いていました。

もちろん、積善会には私が来るまでIT担当者はおらず、基本的なIT関連の作業は社員が兼任で担当していました。

それで自然な流れで、社内のITおよびITを利用した業務、そしてお客様である仁生会様へのITシステムのご提案を私が引き受けることとなりました。

そこでいくつか気づいたこと、そして思い至ったことがあります。

それらは…

• EXCELは皆が使っているが、色々なフォーム作成用がメイン
• 情報共有は、それらEXCELで作ったフォームに「手書きで入力」し、それを手渡しする
• IT担当者はいるが、人数が少なく特に病院では、電子カルテなど専門スタッフのサポートを必要とするシステムの面倒を見るだけで精いっぱいで、通常の業務をIT化で効率化するところまで手が回らない
• 高齢の職員が多く、一部にはPCのキーボードを「見るのも嫌」という方もいる
• IT化にかけるお金はあまりない

等です。

そこで、まず考えた事は、「今ある業務の仕組みを大幅に変えることなく、今ある道具立てで現場のスタッフが使いやすく、効率化を図る」です。

最初に目についたのが、社内LANを使ったPCのデータのバックアップでした。

それまでは、社内で会計処理に使っていたPCをサーバーとして、バックアップソフトウェアを1日1回実行し、バックアップを外付けHDに取っていました。

但し、障害が発生した場合どのようにそのバックアップから元に戻すという手順とは無く、単純に「バックアップ用のファイルをため込んでいる」状態でした。

それで考えたのが、Dropboxによるバックアップからの解放です。（もちろん異論はあると思いますが…）

社内的にDropboxを導入し、社内で作成するファイルは各自の使用するPCのCドライブに置くのではなく、Dropbox上のフォルダに置く運用としました。

この仕組みにより、データのバックアップの作業から解放し、より現実的なファイル保全の仕組みを実現できたと思っています。

また、この頃積善会では病院の売店の経営をしていたのですが、事務所と売店が離れていて、売店の情報（売上、在庫等）はEXCELで作成したフォームに毎日担当者が手で記入し、それを事務所に持ち帰るという事をやっていました。

ちょうどDropboxを入れたので、私はこれを情報共有の道具に使おうとしましたが、売店にはPCはありません。

それで売店に8.5インチのAndroidのタブレットを導入し、そのタブレット上にDropbox,EXCELを導入し、事務所ともフォルダを共有する事で、紙の持ち運びを無くしました。

タブレットだとPCのように場所は取らないし、この仕組みは現場スタッフには比較的すんなり受け入れられました。

社長の立場からも、タブレット端末はPCより断然安いので、この仕組みはコストパフォーマンスの良い方法ではないかと今でも思っています。

長くなりましたので、これ以降のお話しは次回に続きます。